Open je mailbox niet meer dan drie keer per dag. 

Dit bericht schrijf ik tijdens de Corona crisis. Veel mensen werken thuis en moeten wennen aan het nieuwe normaal. Als je werk zich vooral rondom je laptop concentreert dan is het verleidelijk je mailbox ook de hele dag open te laten staan. Maar je wil ook leveren en naast de online overleggen en sessies met klanten je eigen werk af krijgen.  Efficiënt omgaan met je tijd in deze nieuwe wereld waarin je heel veel bordjes omhoog moet houden. Hoe doe je dat zo simpel mogelijk? Ben je op zoek naar snelle resultaten. Die vereisen wel moed, want voor wat ik je ga vragen heb je echt lef nodig. Vooral als jij iemand bent die niets wil missen. Durf jij je mailbox een paar uur dicht te laten?

Stop vandaag al met het open laten staan van je mailbox.

Je herkent het vast. Je begint met je werk, start de computer op en je doet de mailbox open. De hele dag komen er mails binnen en je bekijkt ze steeds tussen alle online sessies en telefoontjes door. Zit er een lastige mail tussen dan laat je hem nog even in je inbox staan. Het komt voor dat je die mail later nog minstens 3 of 4 keer bekijkt voor je er echt iets mee doet. De makkelijke mails werk je direct af, vaak zelfs heel snel nadat ze binnen zijn gekomen. Maar wie vraagt dat van je? Stop ermee. Dit is niet wat we bedoelen met efficiënt omgaan met je tijd.

Vraag je af, is dit uitstelgedrag?

Wat zijn je taken die je echt moet doen die dag? Blijven die liggen door de hoeveelheid mails die op je wachten. Wees eerlijk en vraag je af of het open laten staan van je mailbox te maken heeft met uitstelgedrag? Met het beantwoorden van mails kan je gerust een hele dag bezig zijn, zeker als je nog wat telefoontjes of een online vergadering er tussendoor doet. Maar is dit bevredigend? Ga je aan het eind van de dag met een goed gevoel de vrije avond in? Bij mij is dat zeker niet zo. Die dagen dat ik me veel te veel bezig hou met mijn mail geven mij minder voldoening.

Wat werkt dan wel, als je efficiënt met tijd om wilt gaan?

Dus focus op de taken die je moet doen en geef daar alle aandacht aan. In de ochtend de mailbox niet openen en meteen met een hoofdtaak beginnen werkt nog beter. Hoe kan het toch dat als er een belangrijke presentatie of offerte af moet, ik dit alleen af krijg door langer door te werken in de avond? Dat komt doordat ik mijn dag er niet mee begon. Tegenwoordig start ik mijn dag, met het belangrijkste wat ik die dag moet doen. En begin ik daarna pas met de rest van de werkzaamheden. Tussendoor check ik een paar keer (maximaal 3) kort mijn mail en zet ik mijn mailbox weer dicht als ik dat gedaan hebt. Meestal dan, want ook ik stap geregeld in de valkuil dat ik gewoon niets wil missen.

Wat is het resultaat?

Probeer het en ervaar wat het je oplevert. Doordat je de dag bent begonnen met een taak die echt belangrijk is, start je al met een tevreden gevoel als het af is. Daardoor kan je de werkdag gewoon beter aan. Alle andere klussen doe je gewoon fluitend tussendoor. Je energie blijft hoog en aan het eind van de dag geniet je tevreden van je vrije tijd. Het enige wat je nodig hebt om dit te doen is lef om die mailbox dicht te houden en de kans te lopen dat je iets mist. Durf jij de uitdaging aan?